Organismes de formation : déroulement de l'audit sur site

L'auditeur va être présent sur votre site pour comprendre comment votre organisme fonctionne et s'assurer que son fonctionnement répond aux exigences du référentiel national de certification qualité.

Tout au long de l'audit, l'auditeur échange avec les différentes personnes intervenant dans le processus : définition du besoin, élaboration de l'offre, ingénierie pédagogique, réalisation des actions, bilans et analyse. Vous devez donc vous assurez de la disponibilité des différentes personnes de votre organisme.

Par ailleurs, l'auditeur va demander aux personnes auditées d'illustrer les propos par des cas concrets : montrer un dossier de formation, montrer les supports remis aux stagiaires, montrer les résultats des évaluations. Vous devez donc vous assurer d'avoir les documents à portée de main, qu'ils soient papier (si vous avez des originaux papier) ou informatiques (si vous travaillez avec un logiciel ou vous disposez de fichiers informatiques)

Tout au long de l'audit, l'auditeur vous signalera si ce qu'il voit répond ou non aux exigences. Assurez vous qu'il ait bien compris comment vous fonctionnez. S'il vous formule une non-conformité (un constat qui ne répond pas à une exigence de certification), assurez vous de bien comprendre : vous avez le droit de demander des explications et un "bon" auditeur prendra le temps de vous expliquer son constat. Parfois, parce qu'il n'avait pas compris une situation, ou que vous ne lui aviez pas montrer le bon document, il peut revenir sur sa décision.

En fin d'audit, l'auditeur prendra le temps de vous faire une synthèse : bilan des non-conformités constatées, en vous précisant les délais pour y répondre.