Organismes de formation : les délais pour une certification réussie

Publié le 12 Juillet 2019

La certification qualité pour les organismes de formation dont les actions sont financées par des fonds publics ou paritaires est obligatoire à partir du 1er janvier 2021.

La démarche de certification auprès d'un organisme de certification prend un certain temps. En effet, la première étape est de contractualiser avec l'organisme certificateur que vous avez identifié : s'entendre sur le périmètre de certification, la durée d'audit qui en découle, le prix. Pour cela l'organisme de certification vous demandera quelques précisions, notamment sur votre organisation.

Ensuite, ce dernier vous propose une date d'audit (en tenant compte de la période souhaitée). La disponibilité de l'organisme certificateur peut être un critère de choix...

L'organisme de certification mobilise un auditeur. Celui-ci prend contact avec vous et vous transmet un plan d'audit : le plan précise le déroulement des journées d'audit. L'audit se déroule aux dates choisies et selon le plan d'audit. 

Après l'audit, s'il y a des non-conformités, vous aurez un délai pour y répondre. La certification ne peut être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure (ou si vous avez plus de 5 non-conformités mineures). Dans ce cas, vous devrez apporter la preuve de mise en oeuvre effective des corrections et des actions correctives . Ce délai vous appartient, mais tant que vous n'aurez pas apporté les preuves suffisantes, votre organisme ne pourra pas être certifié (max 3 mois).

Une fois le dossier complet, l'organisme de certification pourra prendre la décision de certification (ce n'est pas l'auditeur qui prend la décision)

L'organisme certificateur vous transmettra alors le certificat.

Tous ces délais mis bout à bout, on peut estimer entre 3 à 6 mois pour obtenir le certificat...

Délais pour la certification

Délais pour la certification

Avant d'engager la démarche de certification auprès d'un organisme certificateur, vous devez mettre en place la démarche qualité au sein de votre organisme. En effet, il est important que toutes les actions que vous dispensez répondent aux exigences du Référentiel national de certification qualité :

  1. Prenez connaissance du texte relatif au référentiel unique 
  2. Identifiez ce que vous faites déjà (la pratique), et les preuves dont vous disposez
  3. Identifiez ce que vous devez modifier, changer
  4. Formalisez vos dispositions (écrire quelques procédures simples), Faites des modèles de documents (que vous utiliserez systématiquement), Organiser votre gestion des documents papiers et informatiques (pour être capable de retrouver facilement et rapidement les preuves)
  5. Mettez en oeuvre ce que vous avez défini
  6. Faites évoluer vos dispositions lorsque vous en avez besoin pour vous améliorer

Cette mise en oeuvre va vous prendre un certain temps : au-delà d'écrire une procédure ou de faire un modèle de document, c'est l'ensemble de vos actions qui devront répondre aux exigences.

Pour l'audit, vous devrez pouvoir démontrer que ce que vous avez défini est effectivement appliqué pour toutes vos actions. Il faut pouvoir démontrer rigueur et organisation pour donner confiance à l'auditeur à votre capacité à mettre en oeuvre vos dispositions de manière systématique.

Cette démarche va dépendre de la complexité de votre organisme, de ce que vous avez déjà en place et de votre capacité plus ou moins rapidement. 

On peut estimer entre 3 à 6 mois pour déployer la démarche...

Mise en place de la démarche au sein de l'organisme de formation

Mise en place de la démarche au sein de l'organisme de formation

Périmètre de la certification

Pour être certifié, il faut disposer d'un numéro d'enregistrement de déclaration d'activité (ou en cours de demande). L'organisme pour décider de ne se faire certifier que sur certaines catégories de prestations (même s'il en réalise plusieurs) : 

  • Formation
  • Bilan de compétences
  • VAE
  • Apprentissage

Par contre, l'ensemble des actions d'une catégorie choisie doivent répondre aux exigences qualité et l'ensemble des sites dépendant du numéro d'enregistrement de déclaration d'activité aussi.

Rédigé par cm

Publié dans #Formation professionnelle